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請求書や見積書は、Excelのひな形に手で打ち直してつくっていました。協力会社（パートナー）からの請求書は紙やメールで届き、どの案件のコストなのかを後から突き合わせる必要があり、案件ごとに利益が出ているかどうかは、月末を過ぎないと分かりませんでした。

転記のたびに時間が取られ、金額の食い違いも起きやすい。「毎月の事務作業を減らしたい」「案件ごとの収支を、すぐに見られるようにしたい」というご相談から始まりました。

既製の会計ソフトに業務を合わせるのではなく、いまの仕事の流れに合わせた管理システムをご提案しました。

• AIで見積書の下書きを作成

  工事内容を文章で書くか、下請けの見積書・現場写真・手書きメモなどのPDFや写真を添付するだけで、AIが明細の下書きをつくります。小計・消費税・合計はAIではなくシステム側で計算するため、金額がずれません。できあがった書類は必ず編集画面で確認・修正してから使う流れにしています。

• クライアント情報もまとめて登録

  宛先を「AIにおまかせ」にすると、指示や資料から読み取った会社名・担当者・連絡先で、未登録のクライアントを自動で登録します。作成した見積書はそのクライアントにひもづいて保管され、案件が決まったら案件へ移すだけ。見積書から請求書へのコピーもワンクリックです。

• 見積書・請求書の発行と送付

  従来のExcelの様式を再現した書面で、印刷やPDF保存ができます。管理画面からPDFを添付してメールで送ることもでき、宛先はクライアントに登録したアドレスから選べます。送った記録も書類ごとに残ります。

• 協力会社からの請求受付

  協力会社は、請求書をPDFまたは写真でアップロードするだけ。ログインなしで使える申請フォームと、ログインして履歴を確認できるマイページの両方を用意しました。

• 承認と支払予定の自動計算

  届いた請求を管理者が確認・承認すると、取引先ごとの締め日と支払サイトから支払予定日を自動で計算し、一覧にします。

• 案件ごとの収支の見える化

  承認された請求は案件のコストとして集計され、請求書の金額との差から粗利と粗利率がその場で分かります。ダッシュボードでは、案件別の収支をバーで並べ、全体の売上・原価・粗利や今月の支払予定もまとめて確認できます。

請求書づくりの打ち直しがなくなり、月末の作業は確認だけになりました。協力会社からの請求は、届いた時点で案件にひもづくため、後からの突き合わせが不要です。

「この案件は儲かったか」が月末を待たずに分かるようになり、次の見積りや判断に生かせるようになっています。