Works

W社様は、企業に出向いて従業員の方に施術を行う法人向けのボディケアサービスを提供されています。予約の受付は、導入先の企業ごとにフォームとスプレッドシートを複製して運用しており、企業が増えるほど設定の手間と管理の場所が増えていく状態でした。

営業日や受付時間は企業ごとに異なり、臨時の休みや振替営業も発生します。あわせて、初回のカルテや施術同意書を別のフォームで集めていたため、「誰が記入済みか」を予約と突き合わせて確認する必要がありました。

企業ごとの複製をやめ、1つのシステムで複数の導入企業をまとめて管理できる予約管理システムを開発しました。予約、カルテ、同意書を利用者ごとにひもづけ、運営側・導入企業側・利用者それぞれに必要な画面を用意しています。

• 企業ごとの予約ページ

  導入企業ごとに推測されにくい専用URLを発行。従業員の方はスマートフォンから日付と開始時間を選び、お名前とメールアドレスを入れるだけで予約できます。埋まっている枠はその場で選べない表示になります。

• 柔軟な予約枠の設定

  曜日・第何週・時間帯・1枠の施術時間・休憩を組み合わせて、企業ごとに予約枠を設定できます。臨時休業やスポット営業は例外日として登録でき、1日・1か月あたりの予約上限や、何回先まで公開するかも企業ごとに調整できます。

• カルテ・同意書のオンライン記入

  予約の完了画面と確認メールから、初回カルテと施術同意書をそのまま記入できます。同意は企業ごとに1回、カルテは前回から90日が経つと再記入をご案内し、過去の回答も管理画面で振り返れます。同意書の本文は管理画面から編集できます。

• メールでの確認・リマインド・キャンセル

  予約時に確認メールを送り、前日には翌日の予約へリマインドメールを自動で送信します。キャンセルはメールのリンクから手続きでき、運営側にも通知が届きます。

• 管理画面と権限の分離

  予約は一覧とカレンダーで確認でき、施術済み・無断キャンセルの記録、期間を指定したCSV出力にも対応しています。権限はマスター・管理者・スタッフ・導入企業のご担当者の4段階で、ご担当者は自社の予約だけを閲覧できます。カルテの閲覧は個別に許可する仕組みです。

• 個人情報への配慮

  電話番号・カルテのメモ・カルテの回答は暗号化して保存しています。予約フォームには自動送信を防ぐ対策を入れ、契約が終了した企業のデータは管理者の操作で削除できるようにしました。

掲載している画面は、架空のダミーデータで表示したものです。

導入企業が増えても、フォームやシートを複製する必要はなくなりました。管理画面で企業を登録し、予約枠を設定すれば、その企業専用の予約ページが使えるようになります。

予約とカルテ・同意書が利用者ごとにひとつにまとまったため、施術の前に記入状況や前回までの記録を同じ画面で確認できます。従来の運用で蓄積していた利用者やカルテのデータも、新しいシステムへ移行しています。